Jak je faktura definována v zákoně, co musí obsahovat a kdo ji musí vyhotovit?
Faktura je standardizovaný dokument, který dodavatel odesílá odběrateli před nebo po poskytnutí služby či dodání zboží. Funguje jako účetní i daňový doklad o uskutečněném prodeji, specifikuje, komu má kupující za co a jakým způsobem zaplatit, avšak sama o sobě neznamená důkaz o zaplacení. Přestože termín "faktura" není přímo definován v zákoně, je běžně používán v praxi a musí splňovat určité náležitosti stanovené zákonem, zejména je-li prodejce plátcem DPH. Fakturu může prodejce předat zákazníkovi před dodáním zboží nebo poskytnutím služeb, nebo až po těchto úkonech.
Jak jsme již zmínili, faktura slouží jako účetní a daňový doklad. Účetním dokladem rozumíme jakýkoli typ dokumentu, který se uplatňuje v účetnictví. Jde tedy o záznam, popisující konkrétní účetní případ, jeho uskutečnění, účastníky a ekonomické nebo účetní transakce. Definici účetního dokladu stanovuje § 11 zákona o účetnictví.
Účetní doklad nemusí obsahovat údaje o DPH, a proto faktura vystavená neplátcem DPH představuje účetní doklad, nikoli daňový.
Naopak pokud faktura obsahuje informace o DPH a její vystavovatel je plátcem DPH, pak se faktura stává daňovým dokladem.
Pokud vystavujete fakturu ve Faktury webu, máte možnost vystavit "fakturu" nebo "fakturu – daňový doklad". Tuto volbu můžete ovlivnit zaškrtnutím políčka "Daňový doklad" v části Základní údaje. Toto políčko je přednastaveno zaškrtnuté, pokud je dodavatel plátcem DPH. Tím pádem vystavíte "fakturu – daňový doklad". Pokud dodavatel není plátcem DPH, políčko je přednastaveno odškrtnuté a vystavíte dokument „faktura“ (což je účtovný doklad).
Fakturu může v České republice vystavit kdokoli, nejen podnikatel, ale i obyčejný občan. Povinnost vystavit fakturu vzniká, když je odběratel (příjemce zboží nebo služby) podnikatel. Jak jsme již výše uvedli, faktura nemusí být daňový doklad, pokud ji vystavuje neplátce DPH nebo nepodnikatel. Nicméně jako účetní doklad musí být faktura vystavena bez zbytečného odkladu, jakmile nastane účetní případ.
Pravidla pro vystavování faktur - daňových dokladů - v České republice přesně definuje zákon o DPH. Podle § 28 odstavců (5) a (6) musí být daňový doklad, zjednodušeně řečeno, vyhotoven do 15 dnů.
Za správnost údajů na daňovém dokladu a za jeho vystavení v dané lhůtě nese odpovědnost vždy osoba, která plnění uskutečňuje.
Pokud vystavujete fakturu, musíte rozlišit, zda se jedná pouze o účetní doklad nebo daňový doklad. Pokud nejste plátcem DPH a nevystavujete fakturu s DPH, jedná se pouze o účetní doklad.
Povinné náležitosti účetního dokladu – faktury definuje odstavec (1) § 11 zákonu o účetnictví. V případě, že faktura je pouze účetním dokladem, neuvádějte na faktuře označení „faktura – daňový dokad“. Účetní doklad musí obsahovat:
- a) označení účetního dokladu
- b) obsah účetního případu a jeho účastníky
- c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
- d) okamžik vyhotovení účetního dokladu
- e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d),
- f) podpisový záznam (podle § 33a odst. 4 zákonu o účetnictví) osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování
Pokud vystavujete fakturu – daňový doklad, povinné náležitosti daňového dokladu definuje § 29 zákonu o DPH. Daňový doklad musí obsahovat zejména tyto údaje:
- a) označení osoby (obchodní firma nebo jméno, dodatek ke jménu a sídlo), která uskutečňuje plnění
- b) daňové identifikační číslo osoby, která uskutečňuje plnění
- c) označení osoby (obchodní firma nebo jméno, dodatek ke jménu a sídlo), pro kterou se plnění uskutečňuje
- d) daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje (je-li jí přiděleno)
- e) evidenční číslo daňového dokladu
- f) rozsah a předmět plnění (je-li v případě přijetí úplaty znám)
- g) den vystavení daňového dokladu
- h) den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění vznikla povinnost ke dni přijetí úplaty přiznat daň nebo přiznat plnění, pokud se liší ode dne vystavení daňového dokladu
- i) jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně (nemusí pokud vznikla povinnost přiznat daň nebo přiznat plnění ke dni přijetí úplaty)
- j) základ daně
- k) sazbu daně
- l) výši daně